採用管理システムで管理できること

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ヒューマンエラーを防いで効率化を補う

ある程度大きな企業では導入されている採用管理システム。システム導入する事でコストと時間の削減に貢献しています。求人公開をしてから採用までの全てを一括管理出来るシステムで、応募状況、応募者のアルバイトや正社員への自動振り分け、面接スケジュール等、今まで人力で行ってきた管理を自動で担ってくれます。小企業であればエクセルでも十分かも知れませんが、新卒対応等大人数の応募者を管理するには意外と時間とコストが掛かるもの。
更に採用までには、人事以外の部門の協力も必要となります。スケジュールを調節したり、応募者に連絡を入れたり、人では時間も掛かるだけでなくミスも発生します。けれどそうした管理が社内で可視化出来れば、確認もスムーズですね。採用管理システムに限った事ではありませんが、社内間でのデータ共有はかなりの時間の短縮となります。これはその際たる例と言えるでしょう。
今では採用管理システムの種類も豊富となり、自社に合ったシステムを選択できるようになっています。大手求人会社とも連携していたり、新卒向けや中途向けの管理に特化したシステムも。大抵は無料使用期間が設定されていますので、使い勝手をお試ししてみるのも推奨です。システムの種類によって価格も変わってきますが、逆に言えば必要なシステムだけを選べる事にもなります。

採用管理システムで各部門で必要な人材情報も共有化!

採用した新入社員や中途社員のミスマッチングは、採用された側がミスマッチングを感じるだけでなく、入社後に配属される部門側でも生じます。専門性の高い職場に対して、専門違いの新入社員が配属されてしまい、人事担当部門と他部門との軋轢も生じてしまいます。
そもそも、人事担当部門で必要な人材を選択することには限界があります。如何に採用募集前にヒアリングを行ったとしても、必要な人材条件は刻々と変化します。このような場合、採用管理システムを導入し、関係部門も閲覧出来るようにすれば、ミスマッチングは防げ、本当に必要な人材を確保することも可能になります。
また、関係部門へのヒアリングや採用者情報の確認依頼という業務も効率化され、人事担当部門以外の部門に於ける全体効率化も図れます。さらに、面接を担当する管理者も事前に書類を渡されて対応するといった、準備不十分な状態になるという問題も解決することが可能です。採用管理のためにシステム導入する際は、同時に社内関係部門が人事採用に意見を述べられる機能を追加することもおすすめです。特に製造メーカーでは、プロジェクトが立ち上げられるほど、必要な人材条件が増えていくケースもあり、現場の意見が取り込める採用システムを構築することが人事担当部門には必要です。